Von Excel oder Altsystem zu Billbee migrieren – ohne Datenverlust

Der Wechsel zu einer neuen Warenwirtschaft ist der Moment, in dem am meisten schiefgehen kann: falsch zugeordnete Artikel, doppelte Kunden, verlorene offene Bestellungen, Rechnungsnummern die durcheinandergeraten. Wer unvorbereitet zu Billbee migriert, verbringt die ersten Wochen mit Aufräumen statt mit Verkaufen.

Muss nicht sein. Billbee bringt für jeden Datentyp einen eigenen Importweg mit – Artikel, Kunden, offene Bestellungen, historische Bestellungen. Wenn du die richtige Reihenfolge einhältst und ein paar Fallstricke kennst, ist der Umzug an einem Wochenende machbar. Dieser Beitrag zeigt dir den kompletten Ablauf.

Wann sich der Umzug lohnt – und wann du warten solltest

Der typische Auslöser: Du verwaltest Bestellungen aus mehreren Kanälen noch in Excel oder einem System, das nicht mehr mitwächst. Jede neue Plattform bedeutet mehr manuelle Arbeit, Bestände laufen auseinander, Rechnungen schreibst du von Hand. Ab etwa 100 bis 200 Bestellungen im Monat über mehr als zwei Kanäle spielt Billbee seine Stärken aus.

Es gibt aber auch Momente, in denen du den Umzug besser verschiebst. Nicht mitten in der Hochsaison – der Dezember ist der schlechteste Zeitpunkt für einen Systemwechsel. Nicht ohne saubere SKUs: Wenn deine Artikelnummern über die Kanäle hinweg uneinheitlich sind, migrierst du das Chaos mit. Erst die SKU-Struktur aufräumen, dann umziehen.

Auch die Frage, ob Billbee überhaupt das richtige System ist, gehört an den Anfang. Für sehr fertigungslastige Betriebe oder komplexe Lagerlogik kann eine größere Warenwirtschaft passender sein. Die Abwägung haben wir im Vergleich JTL-Wawi oder Billbee aufgeschrieben. Steht die Entscheidung für Billbee, hilft dir der Setup-Guide beim Grundgerüst – dieser Beitrag hier kümmert sich um die Datenübernahme.

Vorbereitung: Daten inventarisieren und Reihenfolge festlegen

Bevor du die erste Datei hochlädst, machst du eine Bestandsaufnahme. Welche Daten hast du, wo liegen sie, in welchem Format? Konkret geht es um vier Blöcke: Artikel (mit SKU, EAN, Preisen, Gewicht, Steuersatz), Kunden (mit vollständigen Adressen), Lagerbestände (aktuelle Mengen je Artikel, idealerweise mit Einkaufspreis) und Bestellungen (offene und historische, getrennt betrachtet).

Die Reihenfolge des Imports ist nicht beliebig. Bewährt hat sich: erst Artikel, dann Kunden, dann Bestände, dann die Shopverbindungen einrichten, dann offene und historische Bestellungen abrufen, ganz zuletzt die Automatisierungsregeln. Der Grund: Bestellungen ordnen sich beim Import den bereits vorhandenen Artikeln und Kunden zu. Sind die noch nicht da, legt Billbee sie unvollständig neu an.

Plane außerdem einen Stichtag ein. Bis zu diesem Datum werden Bestellungen im alten System abgewickelt, danach ausschließlich in Billbee. Ein sauberer Schnitt verhindert, dass eine Bestellung in beiden Systemen bearbeitet wird und am Ende zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Nummern hat.

Letzter Vorbereitungsschritt: In Billbee die Grundeinstellungen setzen – Steuersätze, Nummernkreise, Rechnungslayouts, SMTP, Lager. Diese Basis muss stehen, bevor die ersten echten Bestellungen einlaufen.

Artikel importieren: SKU und EAN sind der Schlüssel

Artikel importierst du in der Artikelübersicht über den Import-Button (Wolke mit Pfeil nach unten). Als Format nutzt du in der Regel die Billbee-Vorlage (XLSX) – am einfachsten, indem du erst einen Beispielartikel exportierst und die Exportdatei als Muster mit deinen Daten befüllst.

Entscheidend ist die Artikelerkennung. Unter „Einstellungen / Artikel Lager / Artikelsynchronisation“ legst du fest, woran Billbee erkennt, ob ein Artikel schon existiert: SKU, EAN oder Titel. Empfohlen sind SKU oder EAN, weil sie eindeutig sind. Der Abgleich über den Titel ist unzuverlässig – ein kleiner Schreibunterschied, und derselbe Artikel wird doppelt angelegt.

Zwei Details aus dem Hilfe-Center, die in der Praxis Ärger machen: Erstens dürfen die gewählten Kriterien wirklich eindeutig sein. Haben zwei Artikel dieselbe SKU, werden sie unter Umständen zusammengeführt – und zwar der falsche. Zweitens gilt bei Sonderzeichen in der SKU: Nur der Bindestrich ist unkritisch, alle anderen Sonderzeichen können zu Fehlern führen. Vor dem Import also die SKUs bereinigen.

Stücklisten importierst du nicht als solche, sondern baust sie nach. Zuerst alle Einzelteile als normale Artikel anlegen (Typ „Normal“), dann den Verkaufsartikel als Typ „Stückliste“ und im neuen Reiter die Einzelbestandteile mit Menge verknüpfen. Eine Stückliste kann keine andere Stückliste enthalten. Wer viele Sets oder Mengenpakete verkauft, plant dafür extra Zeit ein.

Kundendaten übernehmen

Für den Kundenimport ist Billbee strenger: Aktuell wird nur das Format „Billbee CSV“ unterstützt – also exakt die Struktur, die auch beim Kundenexport aus Billbee herauskommt. Du erzeugst dir eine Mustervorlage, indem du eine Datei mit mindestens einem Kunden exportierst, und füllst sie dann mit deinen Bestandsdaten.

Der Abgleich läuft über die Kundennummer in der ersten Spalte. Ist das Feld leer, legt Billbee einen neuen Datensatz an. Steht dort eine Nummer, wird der vorhandene Kunde gesucht und aktualisiert. Damit kannst du denselben Import auch später zum Pflegen bestehender Kunden nutzen.

Pflicht bei jedem neuen Kunden: eine Rechnungsadresse. Ohne sie bricht der Import ab. Prüfe deine Quelldatei vorher auf unvollständige Adressen – gerade bei aus Excel zusammengetragenen Kundenlisten fehlen oft Hausnummer, PLZ oder Land.

Ein technischer Hinweis, den Billbee ausdrücklich gibt: Bearbeite die CSV-Datei nicht mit Excel. Schon das Öffnen kann die Zeichenkodierung verändern, sodass Billbee die Datei nicht mehr erkennt – Umlaute und Sonderzeichen sind dann zerschossen. Empfohlen wird ein Editor wie Notepad++ mit dem CsvQuery-Plugin. Wer das ignoriert, sucht später stundenlang nach „komischen Zeichen“ in den Kundennamen.

Bestände und Lager sauber setzen

Beim Bestandsimport lauert eine typische Verwechslung: Das Feld „Änderung erfassen“ im Artikel arbeitet relativ, nicht absolut. Trägst du bei einem Bestand von 10 die Zahl 4 ein, hast du danach 14 – nicht 4. Willst du auf einen absoluten Zielbestand kommen, musst du die Differenz eintragen. Beim Massenimport über die Artikeldatei gibst du dagegen den tatsächlichen Bestand vor.

Nutzt du mehrere Lager, richtest du sie unter „Einstellungen / Artikel Lager / Multilager“ ein und bestimmst ein Standardlager. Auf dieses greift Billbee zurück, wenn eine Shopverbindung kein explizites Lager hat oder eine Bestellung ohne Shopbezug entsteht. Jeder Shopverbindung ordnest du genau ein Lager zu. Bestände zwischen Lagern werden nicht automatisch umgebucht – das ist immer eine manuelle Reduktion hier und Erhöhung dort.

Nimm dir beim Umzug die Zeit, gleich die Einkaufspreise mitzupflegen. Sie sind die Grundlage für jede spätere Margen- und Deckungsbeitragsauswertung. Wer sie beim Import weglässt, pflegt sie erfahrungsgemäß nie nach.

Optional, aber sinnvoll: die dynamische Lagerstandsberechnung aktivieren. Billbee berechnet dann nachts Mindest- und Sollbestände neu, anhand der Wiederbeschaffungsdauer und der Verkäufe der letzten 7 bis 60 Tage. Das ersetzt die manuelle Pflege von Meldebeständen.

Offene und historische Bestellungen übernehmen

Hier trennst du zwei Fälle. Laufende Bestellungen aus angebundenen Kanälen (Amazon, eBay, Shopify und so weiter) holst du über den rückwirkenden Abruf: In den Einstellungen der Shopverbindung setzt du das Abrufdatum per Klick aufs Stiftsymbol auf ein Datum in der Vergangenheit – möglich sind bis zu 12 Monate zurück. Bereits in Billbee vorhandene Bestellungen werden dabei nicht überschrieben oder gedoppelt.

Wichtig zu wissen: Der Abruf kann Stunden bis Tage dauern, je nach Zeitraum und Bestellmenge – bei großen Amazon-Konten mit mehreren tausend Bestellungen ist das keine Seltenheit. Während historische Bestellungen laufen, werden keine neuen abgerufen; die kommen erst danach. Starte so einen Abruf deshalb bewusst vor einem ruhigen Wochenende, nicht am Montagmorgen vor dem Tagesgeschäft.

Bestellungen aus Shops ohne API-Anbindung oder aus dem Altsystem importierst du über die Datei-Funktion in der Bestellübersicht (Import-Button). Billbee unterstützt hier mehrere feste Formate, darunter eine eBay-Beispieldatei und diverse Shopsysteme. Beim Import wählst du Shopzuordnung, Umsatzsteuerbehandlung, Nummernkreis und Rechnungslayout. Die Option „Doppelte Bestellnummern nicht importieren“ ist standardmäßig aktiv und sollte es auch bleiben.

Für rein abgeschlossene historische Bestellungen, die du nur zur Dokumentation brauchst, ist oft der einfachste Weg, sie als CSV-Archiv aufzubewahren und nicht alle in Billbee zu laden – das hält das System schlank.

Automatisierungen neu aufbauen statt kopieren

Die Versuchung ist groß, das komplette Regelwerk aus dem alten System eins zu eins nachzubauen. Besser ist der Neuanfang mit wenigen Regeln. Eine Billbee-Regel besteht immer aus drei Teilen: einem Auslöser, optionalen Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Konfiguriert wird das unter „Einstellungen / Automatisierung / Regeln“.

Start-Set für die meisten Händler: Rechnung bei Zahlungseingang erzeugen, Rechnung an die Kundschaft senden, Versandbenachrichtigung mit Sendungsnummer, Status „versendet“ zurück an den Kanal. Das deckt den Großteil der manuellen Arbeit ab. Weitere Regeln baust du hinzu, wenn du im Alltag merkst, wo es noch hakt.

Achte auf zwei Mechanismen: Die Priorität bestimmt die Reihenfolge, wenn mehrere Regeln denselben Auslöser haben. Und der Haken „Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden“ stoppt die Kette – nützlich, wenn du zum Beispiel je nach Sprache unterschiedliche Benachrichtigungstexte hast und verhindern willst, dass mehrere davon rausgehen.

Wie du ein durchgehendes Regelwerk vom Bestellimport bis zur Versandmeldung aufbaust, zeigt der Beitrag zur Customer Journey mit Billbee. Eine gute Referenz für die Regel-Bausteine ist außerdem der Hilfe-Artikel Abläufe mit Regeln automatisieren.

Testphase und Parallelbetrieb

Geh nicht am ersten Tag mit allen Kanälen live. Bewährt hat sich, den Abruf neuer Bestellungen zunächst deaktiviert zu lassen, alle Stammdaten zu importieren und zu prüfen, und dann mit einem einzigen Kanal zu starten. Läuft der eine Woche sauber – Bestellungen kommen vollständig an, Rechnungen stimmen, Bestände passen – schaltest du den nächsten dazu.

Prüfpunkte in der Testphase: Werden Artikel korrekt zugeordnet oder legt Billbee Dubletten an? Stimmen die Steuersätze je Kanal? Greifen die Rechnungsnummernkreise wie geplant, ohne mit dem alten System zu kollidieren? Landen Bestellungen im richtigen Lager?

Für den Nummernkreis gilt: Setz ihn in Billbee so, dass er nahtlos an deine letzte Rechnungsnummer aus dem Altsystem anschließt oder bewusst einen neuen Kreis beginnt. Überlappende Nummern sind ein Thema, das dir sonst die Steuerberatung zurückspielt.

Nach dem Stichtag wickelst du ausschließlich in Billbee ab. Das alte System bleibt noch ein paar Wochen lesend verfügbar, falls du etwas nachschlagen musst – abgeschaltet wird es erst, wenn ein kompletter Monatsabschluss aus Billbee sauber durchgelaufen ist.

Den Umzug einmal richtig machen

Eine Migration zu Billbee ist gut machbar – wenn Reihenfolge, Formate und Stichtag stimmen. Die meisten Probleme entstehen nicht durch Billbee, sondern durch unsaubere SKUs, mit Excel zerschossene CSV-Dateien und Bestellungen, die in zwei Systemen gleichzeitig leben.

Wir bei Netzgeeks begleiten als Billbee-Partner solche Umzüge regelmäßig: Stammdaten aufbereiten, Importdateien bauen, Testphase strukturieren, Nummernkreise und Automatisierung sauber aufsetzen. Schreib uns über unser Kontaktformular – wir sorgen dafür, dass nach dem Wechsel alles da ist, wo es hingehört.

Wie du Billbee für dein Business grundlegend einrichtest, zeigen wir in Billbee einrichten – So nutzt du das Cloud ERP eCommerce-System optimal.