Ein JTL-Workflow ist eine automatisierte Regel innerhalb von JTL-Wawi, die nach einem festen Prinzip arbeitet: Ein Ereignis löst aus, eine Bedingung entscheidet, ob der Workflow greifen soll, und eine Aktion führt das Ergebnis aus – zum Beispiel eine E-Mail versenden, einen Wert setzen oder ein Dokument drucken. JTL-Workflows sind direkt in JTL-Wawi eingebaut (Admin > JTL-Workflows) und erfordern kein Programmieren. Typische Einsatzfälle reichen von der automatischen Prüfung doppelter Kundendatensätze bis zum automatisierten Rechnungsdruck oder Mahnwesen.

Aufbau eines JTL-Workflows: Ereignis, Bedingung, Aktion

Jeder Workflow beginnt mit einem Ereignis aus einem festen Ereignisbereich – etwa Kunden, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine – zum Beispiel „Kunde angelegt“ oder „Rechnung erstellt/festgeschrieben“. Darauf folgen eine oder mehrere Bedingungen, die prüfen, ob der Workflow tatsächlich ausgeführt werden soll, etwa „Zahlungsart ist bezahlt = Falsch“. Erst wenn alle Bedingungen erfüllt sind, löst die hinterlegte Aktion aus. Workflows können dabei auch andere Workflows auslösen – etwa ein automatisierter Mahnlauf, bei dem ein erster Workflow nach einigen Tagen prüft, ob eine Rechnung bezahlt wurde, und bei Bedarf einen zweiten Workflow für die eigentliche Mahnung startet.

Typische JTL-Workflow-Beispiele in der Praxis

Zu den offiziell dokumentierten Beispielen zählen die Prüfung doppelter Kunden anhand von E-Mail, Telefonnummer oder Adresse, automatisierte Zahlungserinnerungen bei Vorkasse-Bestätigungen, automatischer Rechnungsdruck nach festgelegten Vorlagen, die Prüfung von Lieferadressen anhand der DHL-Leitcodierungsdatei sowie die automatische Zuordnung von Kundengruppen bei Versandkostenflatrates. Wichtig für jeden eigenen Workflow: Vor dem Speichern immer die Funktion „Workflow testen“ nutzen und selbstwiederholende Workflows (wie Zahlungserinnerungen) mit einer klaren Abbruchbedingung versehen, damit sie nicht endlos weiterlaufen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Baukastenprinzip: Ereignis löst aus, Bedingung prüft, Aktion führt aus
• Direkt in JTL-Wawi eingebaut, kein Programmieren notwendig
• Workflows können weitere Workflows auslösen – etwa für mehrstufige Mahnläufe
• Typische Einsatzfälle: Duplikatsprüfung, Rechnungsdruck, Zahlungserinnerung, Adressprüfung
• Vor jedem Live-Einsatz testen und bei wiederholenden Workflows eine Abbruchbedingung einbauen

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