Versand ist einer der operativ aufwändigsten Bereiche im Online-Handel. Labels drucken, Sendungsnummern einpflegen, Tracking-Mails verschicken, Carrier vergleichen — das kostet täglich Zeit, die sich mit dem richtigen System stark reduzieren lässt. Billbee automatisiert den gesamten Versandprozess: von der Label-Erstellung bis zur automatischen Tracking-Benachrichtigung an den Kunden. Wie das konkret funktioniert, zeigen wir in diesem Beitrag.

Welche Versandanbieter sind in Billbee integriert?

Billbee unterstützt alle gängigen Versanddienstleister in Deutschland und Europa. Nativ angebunden sind unter anderem DHL, DPD, Hermes, GLS, UPS, Deutsche Post und weitere. Für internationale Sendungen kommen Carrier wie Sendcloud oder shipcloud als Middleware hinzu, die wiederum über 50 Versanddienstleister in einer Schnittstelle bündeln.

Die Anbindung erfolgt über API-Zugangsdaten, die du einmalig in Billbee hinterlegst. Danach stehen die Carrier beim Versanddruck direkt zur Verfügung — kein Wechsel zwischen verschiedenen Portalen mehr.

Du kannst mehrere Carrier parallel betreiben und je nach Bestellung automatisch den richtigen auswählen lassen. Mehr dazu im Abschnitt zu Versandregeln.

Labels erstellen: einzeln oder automatisch

Die einfachste Variante: Du öffnest eine Bestellung in Billbee, wählst den Carrier und das Versandprodukt (z.B. DHL Päckchen S oder DPD Classic) und klickst auf „Label erstellen“. Billbee ruft die Sendungsnummer beim Carrier ab, speichert sie in der Bestellung und stellt das Label zum Drucken bereit.

Die komfortablere Variante: Sammelverarbeitung. Du markierst alle versandbereiten Bestellungen des Tages, wählst Carrier und Produkt — und Billbee erstellt alle Labels auf einmal. Das funktioniert auch gemischt: verschiedene Carrier in einem Durchlauf, wenn du z.B. Großpakete mit DPD und Kleinpakete mit Hermes verschickst.

Wer einen Thermodrucker nutzt, kann Labels direkt und ohne PDF-Umweg drucken. Unterstützt werden gängige Modelle von Zebra, Brother und Dymo.

Versandregeln: automatisch den richtigen Carrier wählen

Sobald das Bestellvolumen wächst, zahlt sich eine Automatisierung der Carrier-Wahl aus. Billbee erlaubt es, Versandregeln zu definieren: Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wird automatisch ein bestimmter Carrier und ein bestimmtes Versandprodukt zugewiesen.

Mögliche Bedingungen sind zum Beispiel: Bestellgewicht über 2 kg → DPD Classic statt Hermes, Lieferziel Österreich → DHL International. Du kannst mehrere Regeln kombinieren und priorisieren.

Das Ergebnis: Beim Sammelversand muss niemand mehr manuell entscheiden, welcher Carrier für welche Bestellung passt. Billbee übernimmt das auf Basis deiner Regeln — konsistent und fehlerfrei.

Tracking automatisch an Kunden senden

Wenn das Label erstellt ist, hat Billbee die Sendungsnummer. Auf dieser Basis lässt sich eine automatische Tracking-Mail an den Kunden auslösen — zum Beispiel sobald der Status der Bestellung auf „Versendet“ wechselt.

Die Mail-Vorlage richtest du einmalig ein: Betreff, Text, Tracking-Link. Billbee fügt die individuelle Sendungsnummer und den passenden Tracking-Link des Carriers automatisch ein. Der Kunde bekommt seine Versandbestätigung mit einem Klick, ohne dass du manuell etwas tippen musst.

Das funktioniert auch marktplatzspezifisch: Für Amazon-Bestellungen meldet Billbee die Sendungsnummer automatisch an Amazon zurück, sodass der Käufer die Sendung direkt über sein Amazon-Konto verfolgen kann. Gleiches gilt für eBay.

Retouren: Rücksendelabels und Status-Management

Retouren lassen sich in Billbee ebenfalls strukturiert verwalten. Du kannst Rücksendelabels für Kunden erstellen — entweder auf Anfrage oder vorausschauend beilegen — und den Retourenstatus im System pflegen.

Wenn eine Retoure eingeht, kann Billbee automatisch den Bestellstatus aktualisieren, eine Gutschrift anlegen und den Kunden benachrichtigen. Die Integration mit der Buchhaltung sorgt dafür, dass Retouren buchhalterisch korrekt abgebildet werden.

Für Händler mit hoher Retourenquote ist das eine erhebliche Erleichterung: kein manuelles Nachverfolgen, kein Risiko dass Gutschriften vergessen werden.

Fulfillment-Dienstleister anbinden

Wer seinen Versand an einen externen Fulfillment-Dienstleister auslagert, kann Billbee als Schnittstelle nutzen. Die Bestellungen aus allen Kanälen laufen in Billbee zusammen und werden von dort an den Fulfiller weitergegeben — per API, per automatischer E-Mail oder per Datei-Export.

Tracking-Informationen, die der Fulfiller zurückmeldet, werden von Billbee automatisch in die Bestellung eingetragen und an die Marktplätze weitergegeben. Der Händler behält die Kontrolle über alle Bestelldaten, auch wenn er den physischen Versand nicht selbst macht.

Diese Struktur ist besonders für wachsende Händler interessant: Du kannst mit Eigenlager starten und später auf Fulfillment umstellen, ohne dein gesamtes System umbauen zu müssen.

Billbee-Aktion: 90 Tage kostenlos testen

Billbee bietet aktuell eine besondere Aktion zum Website-Relaunch: Neukunden können alle Versand- und Automatisierungsfunktionen 90 Tage kostenlos testen — statt der üblichen 30 Tage.

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Einrichtung und Optimierung mit Netzgeeks

Die Anbindung von Versandcarriern, das Aufsetzen von Versandregeln und die Einrichtung automatischer Tracking-Mails kostet einmalig Zeit — zahlt sich aber dauerhaft aus. Als Billbee-Partner richtet Netzgeeks das für dich ein: sauber, vollständig und auf deinen Betrieb abgestimmt. Sprich uns an, wenn du den Versandprozess professionell aufsetzen willst.