Du verkaufst auf Amazon, eBay und vielleicht noch im eigenen Shop — und irgendwie funktioniert das alles, solange du selbst alles im Blick behältst. Adressen werden kopiert, Rechnungen manuell erstellt, Bestände in mehreren Tabs gepflegt. Das klappt, bis es nicht mehr klappt. Wer skalieren will, merkt schnell: Manuelle Prozesse sind die unsichtbare Decke, an die man früher oder später stößt. Billbee einrichten ist der Schritt, der diese Decke hebt.

Dieser Guide zeigt dir den kompletten Weg — von der Account-Erstellung bis zum laufenden Betrieb.

Was ist Billbee und für wen lohnt es sich?

Billbee ist eine cloudbasierte Multichannel-Software für Online-Händler, die auf mehr als einem Kanal verkaufen. Das klingt erstmal nach Marketing-Sprache — was es konkret bedeutet: Alle Bestellungen aus Amazon, eBay, Kaufland, Shopify oder WooCommerce laufen in einem einzigen Dashboard zusammen. Du siehst auf einen Blick was offen ist, was versendet wurde und was noch Aufmerksamkeit braucht. Rechnungen, Versandlabels und Kundenmails werden von dort aus gesteuert — nicht mehr aus drei verschiedenen Systemen.

Billbee lohnt sich ab dem Moment, wo du spürst, dass du mehr Zeit mit Verwaltung verbringst als mit dem eigentlichen Geschäft. Ein verlässliches Zeichen: Du ertappst dich dabei, Adressen manuell zwischen Tabs zu kopieren, oder du weißt abends nicht mehr sicher ob alle Rechnungen rausgegangen sind. Ein anderes: Du hast auf Amazon zehn Stück auf Lager angezeigt, hattest aber nur noch acht — weil eBay gleichzeitig zwei verkauft hat. Überverkäufe sind teuer und schaden deiner Performance auf den Marktplätzen erheblich.

Als offizieller Billbee-Partner sehen wir bei Netzgeeks täglich Händler beim Einstieg. Die häufigste Aussage nach dem Setup: „Warum hab ich das nicht früher gemacht?“

Schritt 1: Account anlegen und das Preismodell verstehen

Der Einstieg ist einfach: Auf billbee.io registrieren und den kostenlosen Testzeitraum starten. Keine Kreditkarte nötig, kein Kleingedrucktes. Du bekommst sofort vollen Zugang zu allen Funktionen — nicht zu einer abgespeckten Demo.

Das Preismodell von Billbee funktioniert anders als bei den meisten Softwarelösungen: Es gibt keine starren Tarife, zwischen denen du wählen musst. Stattdessen wird nutzungsbasiert nach deinem monatlichen Bestellvolumen abgerechnet. Der Einstieg liegt bei 9 Euro netto im Monat. Je mehr Bestellungen du verarbeitest, desto mehr zahlst du — und alle Funktionen sowie alle über 120 Schnittstellen sind von Anfang an inklusive. Keine versteckten Zusatzkosten für bestimmte Marktplätze, keine Premium-Tiers für Automatisierung, keine Mindestlaufzeit. Du zahlst genau so viel wie du tatsächlich nutzt.

Das macht die Entscheidung zum Einstieg deutlich leichter: Du musst dich nicht fragen ob du den „richtigen Tarif“ gewählt hast. Du startest einfach.

Schritt 2: Verkaufskanäle verbinden — der wichtigste Schritt

Unter Einstellungen → Shops & Marktplätze verbindest du deine Verkaufskanäle. Das ist der Kern des ganzen Setups, und es lohnt sich, hier sorgfältig vorzugehen.

Amazon wird über die SP-API verbunden. Du benötigst deinen Seller Central Zugang und erteilst Billbee die nötigen Berechtigungen über das offizielle Amazon-Entwicklerportal. Das klingt technischer als es ist — Billbee führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. Wichtig: Stelle sicher, dass du alle notwendigen Rechte vergibst, sonst fehlen später Bestellungen im Import.

eBay funktioniert per OAuth — du klickst auf „Verbinden“, loggst dich in deinen eBay-Account ein und bestätigst die Verbindung. Fertig. Das dauert buchstäblich zwei Minuten.

Kaufland und OTTO laufen über API-Keys, die du im jeweiligen Seller-Portal generierst. Bei Kaufland findest du das unter „Schnittstellen“, bei OTTO brauchst du einen separaten Partner-Zugang.

Shopify und WooCommerce werden über Plugins oder direkte API-Verbindungen eingebunden. Bei WooCommerce installierst du das Billbee-Plugin, trägst die generierten API-Keys ein — das war’s.

Nach der Verbindung importiert Billbee automatisch deine bestehenden Bestellungen rückwirkend. Du siehst sofort was offen, in Bearbeitung oder bereits versendet ist.

Schritt 3: Produkte anlegen und Bestände synchronisieren

Unter Produkte legst du dein Sortiment an — entweder manuell oder per Import aus einem deiner verbundenen Kanäle. Billbee zieht automatisch Titel, EAN und SKU aus dem Marktplatz. Das spart Zeit, aber hier lauert eine häufige Fehlerquelle, die viele Händler erst bemerken wenn es schon zu spät ist.

SKUs müssen eindeutig und kanalübergreifend konsistent sein. Wenn dasselbe Produkt auf Amazon unter „SKU-12345“ läuft und auf eBay unter „B-12345“, erkennt Billbee sie nicht als identisch. Der Bestand wird dann nicht synchronisiert — und du hast das gleiche Problem wie vorher, nur mit mehr Verwaltungsaufwand. Nimm dir die Zeit dein Sortiment vor dem Billbee-Setup zu bereinigen. Entscheide dich für ein einheitliches SKU-Schema und setze es auf allen Kanälen durch. Das ist Fleißarbeit, aber sie zahlt sich bei jeder einzelnen Bestellung aus. Aber keine Sorge, falls du unterschiedliche Sku´s hast- du kannst diese dann auch händisch in Billbee mappen.

Sobald deine Produkte korrekt angelegt und mit den Kanälen verknüpft sind, läuft die Bestandssynchronisation in Echtzeit: Verkaufst du ein Stück auf Amazon, zieht Billbee es sofort auf eBay und im eigenen Shop ab. Überverkäufe gehören damit der Vergangenheit an — und damit auch die bösen Überraschungen, wenn ein Paket angeblich sofort lieferbar ist, du aber weißt, dass das Regal leer ist.

Schritt 4: Automatisierungsregeln — hier passiert die eigentliche Arbeit

Das Automatisierungsmodul ist der Bereich, für den sich das Setup letztlich lohnt. Unter Automatisierung → Regeln baust du dir Wenn-Dann-Logiken, die danach bei jeder Bestellung greifen — ohne dass du eingreifst.

Die drei wichtigsten Startregeln für fast jeden Händler:

Bestellung importiert → Rechnung erstellen und per E-Mail versenden. Du hinterlegst einmal dein Rechnungslayout mit Logo, Steuernummer und Bankverbindung. Danach wird jede Rechnung vollautomatisch erstellt und an den Kunden geschickt. Mit Platzhaltern — Kundenname, Bestellnummer, Produkt — wirkt die Mail trotzdem persönlich.

Zahlung eingegangen → Versandlabel drucken. Gerade bei PayPal- oder Vorkasse-Bestellungen wichtig: Billbee erkennt den Zahlungseingang und löst direkt das Label-Drucken aus. Dein Lager-Team sieht morgens eine fertige Aufgabenliste, ohne manuell zu prüfen welche Bestellungen bezahlt sind.

Tracking-Nummer vorhanden → Status beim Marktplatz aktualisieren. Wenn DHL das Paket einscannt, überträgt Billbee die Tracking-ID automatisch zurück zu Amazon oder eBay. Der Käufer sieht seinen Sendungsstatus direkt in seiner Bestellübersicht — „Wo ist mein Paket?“-Anfragen reduzieren sich spürbar.

Fang mit diesen drei Regeln an und aktiviere sie eine nach der anderen. Billbee hat dafür einen Testmodus: Du siehst was eine Regel an einer echten Bestellung auslösen würde, ohne sie wirklich auszuführen. Nutze das konsequent, bevor du live gehst. Wenn die ersten Regeln stabil laufen, baust du schrittweise aus — Retourenmanagement, automatische Tags, kanalspezifische Workflows.

Schritt 5: Versandanbieter anbinden

Unter Versand → Versandanbieter verbindest du deine Carrier. Billbee unterstützt DHL, Hermes, DPD, UPS, GLS, Deutsche Post und weitere. Nach der Anbindung druckst du Labels direkt aus Billbee — du brauchst keine Browserweiche mehr zum DHL-Geschäftskundenportal.

Picklisten lassen sich ebenfalls automatisch ausgeben, nach Lagerplatz sortiert. Das ist besonders für Händler mit eigenem Lager ein echter Zeitgewinn: Dein Lager-Team pickt effizienter, weil es nicht kreuz und quer durch das Regal springen muss.

Wenn du mit mehreren Carriern arbeitest, kannst du in Billbee Regeln definieren welcher Anbieter für welche Bestellung genutzt wird — zum Beispiel DHL für alle Pakete über 2 kg, Hermes für alles darunter. Einmal eingerichtet, läuft das vollautomatisch.

Was du nach dem Setup hast

Nach zwei bis drei Stunden Einrichtungszeit — verteilt auf die fünf Schritte oben — arbeitest du mit einem System das konsequent im Hintergrund läuft. Bestellungen werden importiert, Rechnungen erstellt, Labels gedruckt, Kunden informiert, Bestände abgeglichen. Du schaust morgens einmal ins Dashboard und weißt sofort: Was ist offen, was läuft, wo brauche ich heute einzugreifen.

Der größte Effekt ist nicht die Zeitersparnis — auch wenn die real ist. Es ist die mentale Entlastung. Du musst nicht mehr ständig daran denken ob alles erledigt ist.

Wenn du Unterstützung beim Billbee einrichten brauchst oder wissen möchtest welche Automatisierungen für dein konkretes Setup sinnvoll sind, sprich uns an. Als Billbee-Partner begleiten wir täglich Händler beim Einstieg — von der ersten Verbindung bis zur vollständig automatisierten Auftragsabwicklung.