E-Rechnungspflicht 2026: Wie du mit Billbee ZUGFeRD-Rechnungen automatisch erstellst

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — das ist längst geltendes Recht. Für den Versand gibt es noch eine Übergangsregel: Bis Ende 2026 darfst du mit Zustimmung deiner Kund:innen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Diese Frist läuft in wenigen Monaten aus. Ab dem 1. Januar 2027 endet die Übergangsregel bereits für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle inländischen B2B-Rechnungen — unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer jetzt noch nicht umgestellt hat, sollte das Thema nicht länger aufschieben. Wir zeigen dir, wie du mit Billbee E-Rechnung im ZUGFeRD-Format automatisiert erstellst, statt später unter Zeitdruck nachzurüsten — die Einrichtung von Billbee E-Rechnung ist dabei überschaubarer, als die meisten Händler zunächst annehmen.

Was die E-Rechnungspflicht konkret verlangt

Als E-Rechnung gilt nach der neuen Rechtslage nicht einfach eine Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail. Rechtskonform sind nur strukturierte elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — die gängigsten zulässigen Formate dafür sind XRechnung und ZUGFeRD. Der entscheidende Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung: Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare, strukturierte Daten, die Buchhaltungssysteme automatisch verarbeiten können, nicht nur ein für Menschen lesbares Layout.

Das hat direkte finanzielle Konsequenzen, wenn du es falsch machst. Verweigert ein Geschäftskunde die Annahme einer nicht normgerechten Rechnung, oder liegt schlicht keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor, kann im schlimmsten Fall der Vorsteuerabzug auf Empfängerseite gefährdet sein. Für dich als ausstellendes Unternehmen bedeutet das: Kund:innen werden zunehmend aktiv nach ZUGFeRD- oder XRechnung-fähigen Rechnungen fragen, schon bevor die Pflicht für dich persönlich überhaupt greift.

Für Multichannel-Händler kommt eine zusätzliche Komplikation hinzu: Rechnungen entstehen nicht an einer zentralen Stelle, sondern potenziell über mehrere Kanäle und Systeme hinweg — je nachdem, wie viele verschiedene Tools im Einsatz sind, muss theoretisch jedes davon einzeln auf E-Rechnungsfähigkeit gebracht werden. Genau das macht eine zentrale Lösung wie Billbee, über die ohnehin schon alle Kanäle laufen, zum naheliegenden Ansatzpunkt.

Wie die ZUGFeRD-Erstellung in Billbee funktioniert

Billbee hat das ZUGFeRD-Format direkt in die Rechnungserstellung integriert. Das Prinzip: Jede erzeugte ZUGFeRD-Rechnung enthält gleichzeitig ein für Menschen lesbares PDF und eine maschinenlesbare XML-Datei im selben Dokument — du bekommst also weiterhin eine normale Rechnung zu sehen, während im Hintergrund die strukturierten Daten mitgeliefert werden, die dein B2B-Kunde für die automatische Verarbeitung braucht.

Aktiviert wird die Funktion direkt im Rechnungslayout: Im Bereich der Auftragsdokumente öffnest du dein bestehendes Rechnungslayout und findest dort einen eigenen Reiter für E-Rechnungen mit einem Schieberegler zum Aktivieren. Wichtig dabei: Für die Erzeugung einer gültigen E-Rechnung sind bestimmte Pflichtfelder hinterlegt werden — Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, IBAN, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Diese Angaben gelten spezifisch für die E-Rechnung und sind von den allgemeinen Adressdaten auf deinen normalen PDF-Rechnungen getrennt zu pflegen.

Für Unternehmen, die mehrere Firmen oder Marken über einen Billbee-Account abwickeln, lässt sich außerdem für jede Absenderadresse ein eigenes E-Rechnungslayout mit eigenen Daten anlegen — sodass jede Marke korrekt gebrandete, aber jeweils normgerechte E-Rechnungen ausstellt.

Zwei Einschränkungen solltest du dabei kennen: Laut Billbee ist eine E-Rechnung nur erzeugbar, wenn eine einzelne Rechnung erstellt wird — für eine Massenerstellung mehrerer Rechnungen auf einmal ist das Format aktuell nicht vorgesehen. Und am E-Rechnungslayout selbst sind laut Billbee keine gestalterischen Anpassungen möglich, da das strukturierte Format feste Vorgaben macht.

Eine weitere praktisch relevante Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht — für diese kannst du weiterhin ganz normal PDF-Rechnungen ausstellen.

Was du vor der Umstellung prüfen solltest

Bevor du Billbee E-Rechnung aktivierst, lohnt sich ein kurzer Check der eigenen Stammdaten. Da die Pflichtfelder (Name, Adresse, USt-ID, IBAN, E-Mail, Telefonnummer) speziell für die E-Rechnung hinterlegt werden und unabhängig von deinen normalen Adressdaten sind, kann es sein, dass sich einzelne Angaben seit der letzten Pflege geändert haben — etwa eine neue IBAN nach einem Bankwechsel oder eine aktualisierte USt-ID. Einmal sauber hinterlegt, übernimmt Billbee diese Daten automatisch in jede erzeugte E-Rechnung, ohne dass du sie erneut eintragen musst.

Betreibst du mehrere Marken oder Firmen über denselben Billbee-Account, solltest du außerdem für jede Absenderadresse ein eigenes E-Rechnungslayout mit den jeweils korrekten Daten anlegen. Sonst landen im schlimmsten Fall die Stammdaten der falschen Firma auf der E-Rechnung einer anderen Marke — ein Fehler, der bei mehreren parallel geführten Marken leicht unbemerkt bleibt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stell dir einen Multichannel-Händler vor, der neben dem klassischen Endkundengeschäft auf Amazon und im eigenen Shop auch zunehmend Geschäftskunden beliefert — etwa kleine Einzelhändler, die größere Mengen für den Weiterverkauf ordern. Bislang liefen alle Rechnungen als PDF-Anhang raus, unabhängig davon, ob der Empfänger eine Privatperson oder ein Unternehmen war. Mit den ersten expliziten Rückfragen von B2B-Kund:innen nach XRechnung oder ZUGFeRD wird klar: Ein pauschales „wir schicken PDF“ reicht nicht mehr, sobald die Übergangsregel endet — und schon vorher wirkt es auf größere Geschäftskund:innen wenig professionell.

Die Umstellung selbst braucht in diesem Szenario keine komplette Prozessumstellung: Das bestehende Rechnungslayout in Billbee wird um die E-Rechnungsfunktion ergänzt, die Pflichtfelder werden einmalig hinterlegt, und ab diesem Zeitpunkt kann der Händler bei jeder einzeln erzeugten Rechnung an ein Geschäftskonto direkt die ZUGFeRD-Variante mit ausgeben — ohne dass sich am eigentlichen Bestell- und Rechnungsworkflow sonst etwas ändert. Für Rechnungen im Rahmen der 250-Euro-Kleinbetragsgrenze bleibt weiterhin die normale PDF-Rechnung möglich, sodass nicht jede einzelne Bestellung zwingend über das neue Format laufen muss.

Warum sich die Umstellung jetzt lohnt, nicht erst 2027

Die Übergangsfrist bis Ende 2026 wirkt für viele Händler noch komfortabel weit weg — bis man merkt, dass „Ende 2026“ nur noch wenige Monate entfernt ist. Wer die Umstellung erst dann angeht, wenn die Frist für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz greift oder die eigenen Geschäftskund:innen die Annahme verweigern, macht die Umstellung unter Druck — mit allen Risiken, die kurzfristige Prozessänderungen im Rechnungswesen mit sich bringen, etwa fehlerhafte Pflichtangaben oder verzögerte Zahlungseingänge durch abgelehnte Rechnungen.

Da die technische Umstellung in Billbee überschaubar ist — Layout anpassen, Pflichtfelder hinterlegen, fertig — gibt es wenig Grund, damit zu warten. Wer schon jetzt umstellt, hat zusätzlich den Vorteil, in Ruhe zu testen, ob alle Pflichtfelder korrekt hinterlegt sind und die erzeugten Rechnungen bei den ersten B2B-Kund:innen ohne Rückfragen akzeptiert werden.

Fazit: Kleine Umstellung, große Wirkung auf die Kundenbeziehung

Die E-Rechnungspflicht ist kein Bürokratie-Detail, das man aussitzen kann — die Fristen sind gesetzt, und die ersten Stichtage rücken näher, als es sich anfühlt. Mit Billbee E-Rechnung im ZUGFeRD-Format umzusetzen, bedeutet keinen Umbau deines gesamten Rechnungsprozesses, sondern eine einmalige Konfiguration im bestehenden Layout. Das Ergebnis: Du bist nicht nur compliant, sondern zeigst deinen B2B-Kund:innen schon heute, dass du professionell aufgestellt bist.

Wenn du unsicher bist, ob dein aktuelles Rechnungslayout schon E-Rechnungs-fähig ist, oder Unterstützung bei der Einrichtung brauchst, sprich uns gerne an — wir helfen dir, die Umstellung sauber und ohne Zeitdruck über die Bühne zu bringen.