Rechnungen schreiben, Steuern im Blick behalten, Buchungen vorbereiten — für viele Online-Händler ist das der ungeliebte Teil des Alltags. Nicht weil es inhaltlich schwierig ist, sondern weil es Zeit kostet, die man lieber ins Wachstum steckt. Billbee nimmt dir dabei viel ab. In diesem Beitrag zeigen wir, was du mit Billbee in Sachen Buchhaltung automatisieren kannst, welche Funktionen wirklich praxisrelevant sind — und wo Grenzen liegen.

Automatische Rechnungserstellung: der erste große Zeitgewinn

Wer auf mehreren Marktplätzen verkauft, weiß das Problem: Jede Bestellung braucht eine Rechnung. Bei 50 Bestellungen pro Tag macht man das nicht mehr manuell. Billbee erstellt Rechnungen automatisch, sobald eine Bestellung eingeht oder einen definierten Status erreicht — zum Beispiel „Zahlung eingegangen“ oder „Versendet“.

Die Rechnungen werden auf Basis von Vorlagen erstellt, die du einmalig einrichtest: Logo, Absender, Zahlungshinweis, Steuersatz. Billbee füllt dann automatisch die Bestelldaten ein — Artikel, Mengen, Preise, Kundendaten — und generiert ein PDF. Der Versand per E-Mail an den Kunden kann ebenfalls automatisch ausgelöst werden.

Für Händler mit hohem Bestellvolumen ist das eine der wirkungsvollsten Automatisierungen überhaupt. Kein manuelles Tippen, keine vergessenen Rechnungen, keine Formatierungsfehler.

Steuersätze und Länder: Billbee denkt mit

Sobald du in mehrere EU-Länder verkaufst, wird es steuerlich komplex. Verschiedene Steuersätze, verschiedene Schwellenwerte, das OSS-Verfahren als zentraler Meldepunkt — das ist ohne System kaum zu überblicken.

Billbee unterstützt dabei auf mehreren Ebenen. Du kannst für jedes Land und jeden Artikeltyp eigene Steuersätze hinterlegen. Die Rechnungen werden dann mit dem jeweils korrekten Steuersatz erstellt — egal ob deutsche Standardbestellung oder Verkauf nach Frankreich, Österreich oder Polen. Billbee erkennt anhand der Lieferadresse, welcher Satz greift.

Für das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) unterstützt Billbee bei der Auswertung der relevanten Umsätze. Du musst die Zahlen nicht manuell aus verschiedenen Kanälen zusammensuchen — Billbee aggregiert sie für dich.

DATEV-Export: der direkte Draht zur Buchhaltung

Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kennt das Ritual: Einmal im Quartal oder Monat alle Buchungen zusammenstellen und übergeben. Mit Billbee geht das deutlich schneller.

Billbee kann Buchungsdaten im DATEV-Format exportieren. Das ist das Format, das die meisten Steuerberater und Buchhaltungsbüros in Deutschland verwenden. Du exportierst die Datei, schickst sie rüber — und der Berater kann sie direkt einlesen, ohne manuelle Nacharbeit.

Der Export lässt sich für beliebige Zeiträume erstellen: täglich, monatlich, quartalsmäßig. Und er kann auch für verschiedene Mandanten oder Verkaufskanäle getrennt ausgegeben werden, wenn du zum Beispiel mehrere Shops oder GmbHs betreibst.

Zahlungsabgleich: wer hat wirklich bezahlt?

Gerade auf Marktplätzen ist der Zahlungseingang nicht immer sofort klar. PayPal, Klarna, Amazon Payments, Kreditkarte — jeder Kanal hat seinen eigenen Auszahlungsrhythmus. Billbee hilft dabei, den Überblick zu behalten.

Der Zahlungsabgleich in Billbee zeigt dir, welche Bestellungen bezahlt, welche offen und welche storniert sind. Du siehst auf einen Blick, ob Zahlungen fehlen — und kannst direkt reagieren. Für Händler, die viel auf Rechnung verkaufen oder mit Vorkasse arbeiten, ist das besonders relevant.

Zusätzlich lassen sich Bankimporte einrichten: Billbee liest deine Kontoauszüge ein und versucht, Zahlungseingänge automatisch den passenden Bestellungen zuzuordnen. Das spart den manuellen Abgleich erheblich.

Gutschriften und Retouren sauber abwickeln

Retouren gehören zum Alltag — aber sie müssen buchhalterisch korrekt abgebildet werden. Billbee kann automatisch Gutschriften erstellen, wenn eine Retoure im System landet. Die Gutschrift wird mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft, der Betrag wird korrekt ausgewiesen, und der Steuersatz wird automatisch übernommen.

Das verhindert typische Fehler: falsch gebuchte Steuern, fehlende Gegenbuchungen, Gutschriften die nicht zur Originalrechnung passen. Für größere Händler, die täglich mit Retouren zu tun haben, ist das eine erhebliche Vereinfachung.

Billbee und externe Buchhaltungstools

Billbee ersetzt keine vollständige Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, Sevdesk oder DATEV selbst. Es ist kein doppeltes Buchführungssystem. Was Billbee macht: Es übernimmt den handelsspezifischen Teil — Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsabgleich, Steuerreports — und übergibt die Daten sauber an die Buchhaltung.

Die Verbindung zu Lexoffice und Sevdesk ist über Schnittstellen möglich. Buchungsdaten fließen automatisch aus Billbee in diese Tools, ohne dass du sie manuell übertragen musst. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Wer mit einem Steuerberater arbeitet, der DATEV nutzt, fährt mit dem DATEV-Export am besten. Wer die Buchhaltung selbst in einem cloudbasierten Tool macht, nutzt die direkten Schnittstellen.

Jetzt 90 Tage kostenlos testen

Billbee bietet aktuell eine besondere Aktion: Neukunden können die Plattform 90 Tage kostenlos testen — statt der üblichen 30 Tage. Genug Zeit, um alle Buchhaltungsfunktionen im echten Betrieb auszuprobieren.

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Lohnt sich der Aufwand für die Einrichtung?

Die Einrichtung der Buchhaltungsfunktionen in Billbee kostet einmalig Zeit — Rechnungsvorlagen anlegen, Steuersätze hinterlegen, Schnittstellen verbinden. Wer das einmal sauber gemacht hat, profitiert danach dauerhaft.

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