Du verkaufst auf Amazon, eBay, im eigenen Shop und vielleicht noch auf Kaufland – und am Monatsende fragst du dich, welcher Kanal eigentlich Geld bringt und welcher nur Arbeit macht. Billbee sammelt all diese Bestellungen an einer Stelle, also müsste die Antwort dort auch abrufbar sein. Ist sie auch – aber nur, wenn du weißt, wo die Zahlen stehen und wie sie berechnet werden.

Die Billbee Auswertungen sind kein klassisches BI-Dashboard. Sie sind ein solides Werkzeug für den operativen Blick auf Umsatz, Artikel und Prozesse. Wer sie richtig nutzt, spart sich die halbe Excel-Bastelei am Monatsanfang. Wer sie falsch liest, zieht aus drei verschiedenen Umsatzzahlen drei verschiedene Schlüsse. Dieser Beitrag zeigt dir, welche Kennzahlen Billbee liefert, wie du sie kanalscharf auswertest – und wo du an die Grenzen stößt.

Welche Kennzahlen Billbee ohne Zusatz-Tools liefert

Das Erste, was du nach dem Login siehst, ist dein Dashboard. Es ist über das Zahnrad rechts oben frei konfigurierbar: Über „Neues Widget“ fügst du Kacheln hinzu und legst deren Position fest. Vier Widgets sind für die schnelle Lagebeurteilung relevant: „Umsatz 30 Tage (€)“, „Umsatz pro Shop (€)“, die Aufgaben-Übersicht und die „Anzeige von Fehlerereignissen“. Gerade das Umsatz-pro-Shop-Widget ist der schnellste Weg, um zu sehen, welcher Kanal gerade trägt.

Tiefer geht es im Bereich Berichte. Dort findest du Umsatzberichte und Prozessberichte. Die Umsatzberichte summieren deine Verkäufe über frei wählbare Zeiträume und lassen sich nach Kanal, Artikel oder Zeitraum aufschlüsseln. Die Prozessberichte – etwa die Auftragsliste oder die Pickliste – helfen dir im Tagesgeschäft, sind für die betriebswirtschaftliche Auswertung aber zweitrangig.

Dazu kommt die Bestellübersicht selbst. Sie ist mehr als eine Liste: Du kannst filtern (nach Kanal, Status, Zeitraum, Tag), die gefilterte Menge summieren lassen und daraus direkt einen Export ziehen. Für viele Ad-hoc-Fragen – „Wie viel Umsatz kam letzte Woche über eBay?“ – ist das der schnellste Weg.

Was Billbee nicht mitbringt: eine fertige Margen- oder Gewinn-Übersicht auf Knopfdruck. Deckungsbeitrag, Retourenkosten und Werbekosten je Kanal musst du dir über gepflegte Stammdaten und Exporte selbst erschließen. Wie das geht, steht weiter unten.

Umsatz je Kanal richtig lesen – Vorsicht bei drei Quellen

Billbee gibt Umsatzzahlen an drei Stellen aus, und laut Hilfe-Center liegen diesen aus historischen Gründen unterschiedliche Berechnungen zugrunde. Wer das nicht weiß, vergleicht Äpfel mit Birnen und wundert sich über Abweichungen von mehreren Prozent.

Im Dashboard wird der Umsatz netto inklusive Versandkosten, summiert pro Tag, angezeigt. Bestellungen mit Status „gelöscht“, „storniert“ oder „reklamation“ fließen nicht ein. Das ist die Zahl für den täglichen Trendblick, nicht für die Buchhaltung.

In den Berichten wird dagegen brutto inklusive Umsatzsteuer, aber ohne Versandkosten summiert. Zusätzlich zu den oben genannten werden hier auch Bestellungen im Status „angeboten“ ausgeklammert. Diese Zahl eignet sich für den Vergleich über längere Zeiträume – solange du sie konsequent gegen andere Berichtszahlen stellst und nicht gegen das Dashboard.

In der Bestellübersicht siehst du pro Bestellung die Summe, die die Kundschaft tatsächlich zahlt: brutto inklusive Versand bei Bruttorechnungen, netto inklusive Versand bei Nettorechnungen. Für die Frage „Was ist real reingekommen?“ ist das die ehrlichste Zahl.

Praktische Konsequenz: Leg dich pro Auswertungszweck auf eine Quelle fest. Für das Reporting an Steuerberatung oder Geschäftsführung nimmst du die Berichte oder einen sauberen Bestell-Export. Für den Morgenkaffee-Blick reicht das Dashboard. Und wenn eine Zahl nicht zusammenpasst, ist fast immer eine andere Berechnungslogik der Grund – nicht ein Bug.

Deckungsbeitrag und Marge: ohne Einkaufspreise geht nichts

Billbee kann dir keine Marge zeigen, die es nicht kennt. Der Hebel heißt Einkaufspreis im Artikel pflegen. Trägst du im Artikel unter „Lagerbestand“ bzw. in den Stammdaten deine Einstandskosten ein, hast du die Grundlage für jede Deckungsbeitragsrechnung. Ohne diesen Wert bleibt jede Auswertung eine reine Umsatzbetrachtung – und Umsatz sagt nichts über Gewinn.

Der zweite Baustein ist der Export „Warenbewegungen“ aus der Artikelübersicht. Er lässt sich mit Zeitraum ziehen und zeigt dir Zu- und Abgänge je Artikel. In Kombination mit Einkaufspreis und Verkaufserlös rechnest du daraus den Rohertrag pro Artikel und – wenn du nach Kanal filterst – pro Kanal.

Für wiederkehrende Auswertungen lohnt sich eine eigene Exportdefinition unter „Einstellungen / Datenexporte / Eigene Exporte“. Du wählst den Typ (Bestellungen, Bestellpositionen, Kunden, Kundenadressen oder Artikel), legst Trennzeichen, Datums- und Dezimalformat sowie die Zeichenkodierung fest und stellst dir genau die Spalten zusammen, die deine Kalkulationsvorlage braucht. Einmal gebaut, ziehst du diesen Export jeden Monat in wenigen Sekunden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Händler exportiert monatlich die Bestellpositionen mit Plattform, SKU, Einzelpreis netto und Menge, ergänzt in einer Pivot-Tabelle die hinterlegten Einkaufspreise und die Marktplatzgebühren (Amazon rund 15 Prozent plus FBA, eBay je nach Kategorie rund 10 bis 12 Prozent). Ergebnis nach zwanzig Minuten: ein Deckungsbeitrag je Kanal, der zeigt, dass der eigene Shop trotz kleinerem Umsatz den höchsten Rohertrag liefert. Genau solche Erkenntnisse verändern Werbebudgets.

Bestseller und Ladenhüter erkennen

Für die Sortimentssteuerung brauchst du zwei Blickwinkel: Was verkauft sich stark, und was bindet Kapital, ohne sich zu bewegen? Beide Fragen beantwortest du in Billbee über den Artikelexport mit Warenbewegungen und die Felder im Reiter „Lagerbestand“ des Artikels.

Für die Bestseller filterst du die Warenbewegungen auf Abgänge im gewählten Zeitraum und sortierst absteigend nach Menge. Wichtig ist, den Zeitraum bewusst zu wählen – die letzten 7, 14, 30 oder 60 Tage liefern je nach Saisonartikel sehr unterschiedliche Ranglisten. Ein Grillzubehör-Shop, der im Januar die 60-Tage-Sicht nimmt, hält seine Sommerartikel fälschlich für Ladenhüter.

Für die Ladenhüter drehst du die Logik um: Artikel mit hohem „Verfügbar“-Bestand und null oder wenigen Abgängen im Zeitraum. Billbee unterstützt dich hier zusätzlich mit der Kennzahl „Gewünschte Reichweite (Tage)“ und der dynamischen Lagerstandsberechnung, die Mindest- und Sollbestände nachts anhand der Verkäufe der letzten 7 bis 60 Tage neu berechnet. Artikel, deren Sollbestand dauerhaft auf null sinkt, sind Kandidaten für Abverkauf oder Auslistung.

Kombiniere das Ergebnis mit dem Kapitalblick: Bestand mal Einkaufspreis ergibt das gebundene Kapital je Artikel. Die zwanzig Artikel mit dem meisten toten Kapital sind deine Prioritätenliste für Rabattaktionen – und oft überraschend teuer.

Retouren, Stornos und Fehlerquote im Blick behalten

Umsatz ohne Retourenblick ist geschönt. Billbee führt Bestellungen im Status „reklamation“ und „storniert“, und genau diese werden in Dashboard und Berichten aus der Umsatzsumme herausgerechnet. Das ist korrekt, verdeckt aber, wie hoch deine Retourenquote je Kanal wirklich ist.

Um das auszuwerten, filterst du die Bestellübersicht je Kanal auf die betreffenden Status und setzt die Menge ins Verhältnis zu den Gesamtbestellungen desselben Zeitraums. Eine Retourenquote von 6 Prozent im eigenen Shop und 22 Prozent bei einem Mode-Marktplatz ist keine Seltenheit – und sie entscheidet mit darüber, ob ein Kanal nach Kosten überhaupt lohnt.

Für die technische Zuverlässigkeit gibt es das Widget „Anzeige von Fehlerereignissen“ auf dem Dashboard. Es zeigt fehlgeschlagene Shop-Abrufe, nicht zugeordnete Artikel oder Übertragungsfehler bei Rechnungen und Versanddaten. Wenn dort dauerhaft Einträge auflaufen, stimmen deine Umsatzzahlen für den betroffenen Kanal ohnehin nicht, weil Bestellungen fehlen oder doppelt sind.

Ein guter Rhythmus: einmal pro Woche fünf Minuten auf die Fehlerereignisse schauen, einmal pro Monat die Retourenquote je Kanal ziehen. Beides zusammen kostet kaum Zeit und verhindert die typischen bösen Überraschungen im Quartalsabschluss.

Rohdaten rausholen: Export und API für externe Tools

Wenn dir die eingebauten Auswertungen nicht reichen, ist der saubere Weg der Datenexport. Billbee bietet feste Formate – der CSV-Export mit Auftragspositionen enthält unter anderem Plattform, SKU, EAN, Einzel- und Gesamtpreis brutto und netto, USt-Sätze, Zahlungsart, Rechnungsdatum und Lagerplatz. Für Artikel stehen Formate wie Billbee (XLSX), Shopware (CSV), die Artikelliste als PDF und der erwähnte Warenbewegungs-Export zur Verfügung.

Für wiederkehrende Analysen baust du dir die eigene Exportdefinition und lädst die Datei in dein Tabellen- oder BI-Tool. Ein CSV-Export lässt sich in Google Looker Studio, Power BI oder auch nur einer gepflegten Excel-Vorlage weiterverarbeiten. Damit baust du dir genau die Margen- und Kanal-Dashboards, die Billbee selbst nicht liefert.

Wer es automatisiert braucht, nutzt die Billbee API. Über sie ziehst du Bestellungen, Artikel und Bestände programmatisch und spielst sie in ein Data Warehouse oder direkt in ein Reporting-Tool. Das ist der Ansatzpunkt, wenn mehrere Personen tagesaktuelle Zahlen brauchen und der manuelle Monatsexport nicht mehr genügt. Für die Anbindung an die Buchhaltung gibt es fertige Wege – wie du Rechnungen, Steuern und den DATEV-Export in Billbee sauber aufsetzt, haben wir im Beitrag zur Buchhaltung mit Billbee beschrieben.

Wo das Billbee-Reporting an Grenzen stößt

Billbee ist stark im operativen Reporting und bei der Datenbereitstellung. Es ist bewusst kein Controlling-System. Drei Grenzen solltest du kennen, bevor du dich auf die eingebauten Zahlen verlässt.

Erstens: Keine fertige Gewinnrechnung. Werbekosten, Verpackung, Zahlungsgebühren und anteilige Fixkosten kennt Billbee nicht. Deckungsbeitrag 2 und Betriebsergebnis je Kanal rechnest du außerhalb – in Excel oder einem BI-Tool.

Zweitens: Historische Tiefe und flexible Dimensionen. Wer Kohorten, Wiederkaufraten oder Deckungsbeitrag nach Kunde-Kanal-Kombination auswerten will, kommt mit den Standardberichten nicht weit. Das ist ein klarer Fall für Export plus externes Tool.

Drittens: Mehrbenutzer-Reporting. Sollen Geschäftsführung, Einkauf und Marketing jeweils ihre Sicht bekommen, ist der monatliche CSV-Export schnell ein Flaschenhals. Dann führt der Weg über die API und ein zentrales Dashboard – oder, wenn die Warenwirtschaft insgesamt an ihre Grenzen kommt, über die Frage, ob ein größeres System sinnvoll ist. Die Abwägung dazu findest du in unserem Vergleich JTL-Wawi oder Billbee. Wenn du zuvor sichergehen willst, dass deine Stammdaten sauber genug für belastbare Zahlen sind, hilft der Blick in die 7 Tipps für stressfreies Multichannel-Wachstum mit Billbee.

Hol mehr aus deinen Billbee-Zahlen heraus

Die meisten Händler nutzen von den Billbee Auswertungen nur das Dashboard – und lassen die eigentlich wertvollen Erkenntnisse liegen: Deckungsbeitrag je Kanal, Kapitalbindung im Lager, Retourenquote nach Marktplatz. Diese Zahlen entstehen aus gepflegten Stammdaten plus dem richtigen Export.

Wir richten bei Netzgeeks als Billbee-Partner genau das ein: Einkaufspreise und Stammdaten sauber pflegen, eigene Exportdefinitionen für dein Reporting bauen, Kennzahlen-Dashboards in Looker Studio oder Power BI anbinden und – wo sinnvoll – die API-Schnittstelle für tagesaktuelle Zahlen. Schreib uns über unser Kontaktformular – wir schauen uns dein Setup an und sagen dir konkret, welche Auswertung dir gerade am meisten bringt.